《IT 资产管理》应用
未升级到新版信息架构的组织，请 点此查看 使用手册
1. 使用场景
为了方便 IT 平常的服务管理，包括固定资产、各种信息产品、工具等通过数据库进行一体化管理；
接下来就让我们一起来学习模板中心的 IT 资产管理系统吧；
宜搭 IT 资产管理主要实现的功能如下图所示：
2. 视频展示
3. 资产管理的概念
3.1 库房
库房用来储备资产，在流程中可能用来获取对应的资产管理员、主管负责人等信息，确认提交人是否有权限使用对应流程，在固定资产信息中也会用来标记展示资产所在的位置
3.2 出入库凭据
资产发放到使用人名下，以及从使用人名下回收到库房，都需要使用人本人确认。选择线上确认时，流程会流转到使用人，让使用人线上审批授权。选择上传凭据时，需要上传聊天截图、右键等形式的凭证。用以证明使用人确实领到了该资产并承担保管责任，或者使用人确认不再使用该资产，归还库房。当选择了“上传凭证”，流程中的使用人确认环节将自动同意
4. 启用模板
4.1 我们先点击链接打开模板页面
4.2 启用
5. 应用表单说明
首先在应用的首页可以看到有几个分组，分别是：首页、资产管理-基础数据、固定资产管理、配件管理以及使用说明，我们可以先点击上线，否则有些功能是无法使用的。
5.1 资产管理-基础数据（分组）
分为用户习惯、库房信息、库房信息维护三个表单，其中用户习惯和库房信息是默认的隐藏的，可以自定义开启显示
（1）用户习惯（表单页面）
该表单是记录的用户名和用户负责的库房名称
（2）库房信息（表单页面）
该表单是记录的库房的基本信息，包括资产管理员、主管负责人
（3）库房信息维护（流程表单）
该表单是维护库房的基本信息，使用该流程，对库房进行常规维护，包括新增、删除库房，调整管理员和修改负责人等信息
该流程表单涉及到的公式
删除库房：删除已经创建的库房，有对应审批流限制误操作，目前设定友库房的主管负责人审批。删除库房时使用 DELETE 公式删除库房信息表单中的库房名匹配的数据
调整资产管理员：调整指定库房的资产管理员，有对应审批流限制误操作，目前设定由库房的主管负责人审批。审批完成且结果为同意时，使用 UPDATE 公式修改库房信息单据中库房名称匹配的数据
将其资产管理员字段调整为新设置的资产管理员
修改负责人：修改库房的主管负责人，有对应审批流限制误操作，目前设定由原负责人审批后新负责人审批生效。审批完成，且结果为同意时，使用 UPDATE 公式修改库房信息表单中库房名匹配的数据，将其主管负责人字段修改为新设置的负责人（限定一人）
5.2 固定资产管理（分组）
分为资产类目管理、品牌-型号管理、资产登记-补录、资产入库、资产查询、资产明细、待归还资产报表、资产续期、资产申领、资产发放、资产归还、资产更换、资产调拨、资产报废、我的资产等，其中也有一些表单是设置了隐藏的
（1）创建资产类目（表单页面）
注意：配置权限
表单类功能请配置提交权限，如资产类目管理、品牌型号管理等页面，权限配置需要到后台进行
（2）创建品牌-型号（表单页面）
（3）资产登记-补录（流程页面）
本流程适用于首次使用，而且公司已经有资产在用的情形。对已使用的资产进行逐一录入，并让对应使用人进行线上授权，也可以使用文件作为凭证，将资产与使用人进行关联。
注：仅限资产管理员使用
前期对所有在账固定资产逐一录入，补充所需信息，此时会使用公式在资产明细单据 中生成一条数据，记录资产基础信息，并将其状态字段写为“已预订”
通过 UPDATE 公式确认/更新资产责任人
通过修改资产状态（如图所示为库存）
（4）资产入库（流程页面）
用于日常采购资产后对资产进行批量的入库操作
资产入库流程审批完成后，库房将会新增相应资产，所以设置了审批流限制，暂定审批人为库房主管负责人
数据新增：当审批结果为同意时，使用 INSERT 公式在资产明细表单中插入对应新数据
（5）资产查询（报表页面）
使用报表功能，对所有固定资产进行数据查询，为便利资产管理员的使用，资产状态默认为：库存
注意：报表的筛选器为且的关系，如果发现查询资产与实际不符，请检查筛选器是否都有合适的值
（6）资产借用（流程页面）
用户提交流程，主管审批后由资产管理员发放
借用类型：不同借用类型可以借用的时间不同，如个人借用上限 30 天，项目借用上限 90 天
发放资产：
- 当审批同意时，库房资产管理员根据库存实际情况进行资产发放操作，分配资产并提交后，系统使用UPDATE 公式对资产详情表单中的对应数据进行修改，将资产状态修改为“已预订”
- 当审批拒绝、终止时，使用 UPDATE 公式，修改资产状态为“库存”，修改责任人为操作人，修改库房为出库库房
- 当分配资产且取凭证成功时，使用 UPDATE 公式修改资产状态为在用，修改使用人为责任人，库房为“员工库房”
- 借用成功后，使用 INSERT 在资产催还单据中生成一条资产催还信息，将在到期时间进行催还
（7）待归还资产报表（报表页面）
检索设定了归还时间的固定资产
（8）资产续期（流程页面）
固定资产借用，或者更换后，会设定一个归还日期。如果到期仍需使用，可以使用该流程进行续期申请。和初次申请相同，日常借用和项目借用都有时间限制哦。另外，为避免无限期借用，默认设置续借次数为 1 次
由申请人主管审批，主管同意即生效，使用 UPDATE 公式修改资产催还单据中匹配的数据，将截止日期修改为申请续期的截止日期
（9）资产申领（流程页面）
申领固定资产使用此流程，包含申请、审批、发放、取凭证等环节
- 资产预定：资产管理员为申请人分配资产后，指定资产将由库存状态修改为“已预订”状态，防止重复发放，此操作使用 UPDATE 公式实现
- 结束节点：当审批流结束，且为拒绝、终止、撤销情形时，判断是否分配过资产，如果分配过资产，会使用 UPDATE 公式，修改资产详情表单中对应数据，将资产状态修改为“库存”
- 当流程顺利结束，使用 UPDATE 公式，修改资产详情表单中对应数据，更新对应责任人、状态、库房信息
（10）资产发放（流程页面）
仅限资产管理员使用，将资产出库到用户名下，同时取凭证
- 在资产管理员分配资产时也会修改资产状态为“已预订”，获取凭证后再次修改为“在用”
（11）资产归还（流程页面）
仅限资产管理员使用，用于回收用户在用的固定资产，同时取证
当取凭证正常完成时，使用 UPDATE 同步资产状态、责任人、库房，同时使用 DELETE 公式删除资产催还单据中对应数据
（12）资产更换（流程页面）
当在用资产因性能不足等合理原因需要更换时，可以使用此流程申请，并由资产管理员进行发放
- 流程提交：本流程由使用人发起，选择责任人关联到登录人的资产，并选择期望执行更换操作的库房，后续资产管理员出库资产时也会和此处库房相关。流程提交后，触发 UPDATE 操作，修改资产明细表单中 对应资产的状态为“待归还”
- 资产发放：当资产管理员判断资产更换条件满足且库存满足时，为使用人分配新的资产，触发 UPDATE 操作，更新分配的资产状态为“已预订”，并根据协商结果确认原资产是现场归还还是推迟归还
- 流程结束：流程结束时，根据流程中各审批节点处理结果对资产信息进行修改
a. 当正常出库时，使用 UPDATE 同步资产状态、责任人、所在库房
b. 当流程出现撤销、终止、拒绝情形时，回退分配的资产状态，同时也回退待归还资产状态为“在用”
c. 当流程正常结束，根据资产归还方式的不同，使用 UPDATE 修改资产状态为“库存”或使用 INSERT 为待归还资产生成一个催还单
（13）资产调拨（流程页面）
适用于多库房间资产调拨
- 发起流程：调出库房资产管理员发起，发起后会使用 UPDATE 公式将调拨资产的状态修改为“调拨中”，以避免错误发放
- 确认调拨：当接收方资产管理员确认调拨，使用 UPDATE 公式将调拨资产的库房字段修改为接受库房，无论是否调拨成功都会在流程结束时修改资产状态为“库存”
（14）资产报废（流程页面）
固定资产出现性能不足、损坏无维修价值、遗失已赔偿、已捐赠等情形时，可以使用此流程申请报废，主管负责人审批后就可以修改其状态为已报废。
- 发起流程：流程发起后，系统会通过 UPDATE 公式，将目标资产状态修改为“报废中”
- 流程审批：目前设定在流程提交后由一级主管和二级主管进行审批，请根据自身实际情况进行调整
a. 审批通过后，会使用 UPDATE 公式修改指定资产状态为“报废”
b. 审批不通过（拒绝、终止、撤销），会使用 UPDATE 公式回滚资产信息
（15）我的资产（报表页面）
显示资产粗略信息，根据登录人工号进行了过滤，只显示当前登录人为责任人的固定资产和配件
--------------------欢迎关注我们--------------------
